Groupes

Qu’est-ce qu’un groupe ?
Un groupe est un endroit où vous pouvez discuter avec vos collègues, clients, fournisseurs et autres partenaires via messagerie instantanée ou visio conférence.

Quand un utilisateur Atolia fait partie d'un groupe, il ou elle peut créer, consulter et partager avec les membres de ce groupe les :
documents qui y sont déposés
projets et tâches qui y sont rattachés
agendas et évenements qui y sont liés.

Les invités accèdent en lecture seule à l'ensemble de ces informations propres au groupe dans lequel ils ont été conviés.

Supprimer un groupe
Uniquement l'administrateur ou l’utilisateur ayant créé le groupe peuvent le supprimer.
Pour supprimer un groupe, aller dans le groupe choisi, cliquez sur le symbole des paramètres en haut à droite, puis cliquer sur Supprimer le groupe. À savoir que le groupe Général ne peut pas être supprimé.




La différence entre groupe et espace
L’espace représente la totalité des éléments dans l’interface d’Atolia et comprends les différents groupes de discussions et modules (agendas, gestion de projets et partage de connaissances).
Un groupe désigne uniquement la messagerie où vous discutez avec un groupe de certaines personnes.

Un utilisateur peut-il créer un groupe dans un espace ?
Oui il en la possibilité, tout comme les administrateurs. Mais pas les invités.

Ajouter un utilisateur dans un groupe
L'administrateur peut choisir dans les paramètres de son espace d'administration s'il délègue ou non aux utilisateurs la possibilité d'inviter de nouvelles personnes à l'espace de travail et donc à certains groupes.
Pour ajouter un utilisateur à un groupe, il suffit de se rendre dans le groupe et de cliquer sur le bouton vert Ajouter dans le menu latéral de droite. Inscrivez ensuite son nom ou son adresse e-mail dans Accès permanents.




Ajouter un invité dans un groupe
Pour ajouter un invité dans un groupe, il suffit de se rendre dans le groupe et de cliquer sur le bouton vert Ajouter dans le menu latéral de droite. Inscrivez ensuite son adresse e-mail dans Accès invités.





Messagerie Instantanée

Comment fonctionne la messagerie pour les invités ?
Les invités peuvent discuter avec les collaborateurs présents dans leurs groupes de discussions. En revanche, contrairement aux utilisateurs et aux administrateurs, les invités n’ont pas accès à la messagerie directe. Par conséquent, il est possible qu’un invité ne puisse pas parler avec tous les membres de l’espace, si ces derniers ne sont pas présents dans son groupe de discussion.

Mettre des liens internet dans les messages.
Pour inclure un lien internet dans les messages, il suffit simplement de coller le lien dans la barre des messages.

Mettre en forme les messages (émojis, réactions, gifs)
La messagerie instantanée d’Atolia vous permet d’envoyer des émojis, des gifs ou encore de réagir aux messages de vos collaborateurs.

Emojis
Pour ajouter un emoji à un message, consultez la liste des emojis proposés en appuyant sur le bouton des émojis près de la barre des messages, puis sélectionnez celui que vous voulez inclure à votre message.




Gifs
Pour inclure un gif dans un message, consultez la liste des gifs proposés en appuyant sur le bouton des gifs dans la barre des messages, puis sélectionnez celui que vous voulez inclure dans votre message.



Réactions
Pour réagir aux messages de vos collaborateurs, pointez d’abord le curseur sur le message concerné. Une barre apparaît alors sur le côté droit du message. Sur celle-ci, cliquez sur l’icône qui se situe tout à gauche de la barre puis sélectionnez ce que vous voulez inclure dans votre réaction.




Envoyer des messages audios
Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible mais notre équipe travaille dessus. Nous vous informerons lorsque celle-ci sera disponible !

Savoir si le message a été lu
Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible mais notre équipe travaille dessus. Nous vous informerons lorsque celle-ci sera disponible !

Fonctionnalité Mettre à la une
La fonctionnalité Mettre à la une dans vos groupes de discussion vous permet de retrouver les messages les plus importants rapidement. Les messages mis à la une s’affichent dans le menu latéral de droite en cliquant sur l’étoile Messages à la une en haut du groupe de discussion.




Appels vidéo

Les appels vidéo vous permettent de passer des appels audio et vidéo et de communiquer avec les membres internes et externes à votre espace de travail.

Fonctionnalités




Un collaborateur qui n’est pas utilisateur d’Atolia peut-il rejoindre un appel vidéo effectué avec Atolia ?
Oui, un collaborateur qui ne possède pas de compte Atolia peut rejoindre un appel vidéo. Pour cela, il faut lui transmettre le lien de l’appel vidéo.




Partage d’écran lors d’appels vidéo
Pour partager votre écran lors d’un appel vidéo, il vous suffit de cliquer sur le bouton qui se situe tout en bas à gauche de l’écran. Ce faisant, une fenêtre s’ouvre pour vous demander ce que vous souhaitez partager.




Y-a-t-il un nombre d'utilisateurs maximum recommandé pour l’appel vidéo ?
Le nombre d’utilisateurs maximum recommandé dépend de votre débit internet. Un haut débit internet facilitera les conversations visuelles à plusieurs. A l’inverse, un débit internet lent risque de restreindre vos appels vidéo.
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